Как сделать опись документов

 

Как составить опись передаваемых документов

Список передаваемых дел составляется в любых ситуациях, когда они перемещаются в середине компании или выходят за ее пределы. Он доказывает факт их передачи, фиксирует кол-во и наименования.

Этот список помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти конкретную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого перечня свободная, она способен значительно отличаться у различных организаций. Мы рекомендуем собственный вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и использовать легко, и это не будет нарушением закона.

Важным считается лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.
Бланк должен в себя включать следующие сведения:

  1. Наименования передающей компании и адресата, к примеру Ф.И.О. представителя госоргана или частного лица, наименование организации.
  2. Дата составления.
  3. Собственно перечень в форме таблицы, с указыванием:
  • номера;
  • полного наименования акта;
  • количества его экземпляров;
  • количества листов. Тут отмечается общее кол-во листов для любого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
  1. Указание суммарного количества врученных листов нормативных актов.

Опись вложения как доказательство в суде.(+ Образец удобной описи вложения) // РОДНОЙ РЕГИОН


На последок процесса необходимо завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое в ответе за направление бумаг по адресу, и еще отмечается принятие отправления с указыванием Ф.И.О., должности принявшего и даты.

Опись документов для передачи другой организации

Образец показывает, что форма считается простой табличной. Большое внимание необходимо уделять наполнению перечня бумаг, которые идут в иную организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, агенты и т. п. Типовая опись документов (образец), скачать которую можно для применения, приведена ниже.

Как сделать опись документов

Если понадобится ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.

Передаточный перечень готовится в 2-ух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Опись документов для передачи в архив: образец

Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для наполнения полей, чем представленный выше, должна быть готова, даже в том случае, если архивируется всего одно дело.

Как сделать опись документов

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается добавочная графа с названием «Срок хранения». В согласии с «Главными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением считается содержание объектов в архиве до десяти лет.
В графе «Крайние даты» указываются сроки завершения хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так же и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов.

 

Если понадобится добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.
Если дела сдают в архив в электронном виде, необходимо также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме.

Такой параметр измеряется мегабайтами.
Утверждены формы перечней дел, которые идут в архивы музеев , РАН, библиотек, муниципальных архивов. Они есть в Приказе Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.
Прежде чем составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и применять в работе. Это реально например если в компании не применяются брендовые бланки.

Номенклатура дел и описи

Как правильно составить опись документов — образец?

Какой бланк применять под опись передаваемых документов для архива?

В любой организации и у любого бизнесмена накапливается множество документов, обосновывающих те либо другие хозяйственные операции, кадровые передвижения, и еще другие действия, которые предпринимаются в ходе трудовой деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения аналогичных документов, сильно отличаются.
Между тем соблюдение подобных сроков обязательно, и благодаря этому перерабатывать документы раньше предусмотренного времени хранения нельзя. Благодаря этому немалое число бумаг иногда отправляется в архив.

При этом определенные фирмы прибегают к услугам специальных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
Как показала практика появляются ситуации, когда приходится приподнимать какую-то определенную документацию прошлых периодов, опять обращаясь к архиву. Быстро найти необходимый документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специализированного формата. Среди ее ключевых юридических данных можно отметить:

  • наименование организации (если архив — посторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • название сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • кол-во листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).


Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на этом сайте.

Как смотрится опись документов для отправки по почте

Совершая переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и другими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для доказательства факта отправки комплекта конкретных документов следует составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых работник почты ставит специализированный штамп, дату отправки и собственную подпись.
Форма описи, используемая для почтовых отправлений, урегулирована на законодательном уровне. Это форма 107, которая присутствуют в каждом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п).

Как подготовить опись вложения в ценное письмо для отправки договора оферты

Но это не мешает никому создать свой бланк описи. Основное, чтобы он содержал все ключевые юридические данные формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

Как сделать опись документов

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой плюс к этому нужно провести описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Итоги

Образец описи документов имеет собственный вид в зависимости от цели, для которой сформировывается опись. Опись, составленная для архива, позволяет без особенных затрат труда найти потом необходимый документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. К примеру, в случае их утери.

Отправляя документы почтой, следует проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их списку по описи.

 

Автор: admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

десять − два =