admin
Какие организационные документы утверждены руководителем организации?
На каждом предприятии есть категории документов, заявление которых требует полномочий начальника. Обусловлено это их важнейшей ролью в системе менеджмента фирмы.
Какие организационные документы утверждены руководителем организации в российской практике управления фирмами?
Этот вопрос мы можем рассмотреть в следующих качествах:
Что входит в список организационных документов предприятия?
К организационным документам как правило относят источники, которые включают информацию, которая касается невидимых моментов заведения фирмы, ее структуры, особенности комплектации кадрами и организации времени работы. К таким в большинстве случаев причисляются:
- устав компании;
- учредительный договор;
- штатное расписание;
- должностные инструкции служащих;
- правила трудового распорядка.
Устав — документ, на основании которого организация выполняет собственные действия. Этот источник применяется при госрегистрации компании. Его может менять учредительный договор — если например речь идет об образовании товарищества.
Не следует, впрочем, путать его с договором об учреждении, который образовывают совладельцы ООО (если хозяин ООО — один, то этот документ не требуется), — это очень непохожие источники.
В должностных руководствах крепится правовое положение профессиональных мастеров, с которыми организация заключает трудовые договора. Подписываются они не только руководителем, но еще и служащими фирмы, работающими на надлежащих позициях.
В штатном расписании крепится кадровый состав фирмы. Главное назначение данного организационного документа — нормирование численности служащих.
В источнике отображаются утвержденные должности профессиональных мастеров в компании, принципы начисления заработной платы для них.
В правилах трудового распорядка крепятся нормы, призванные улучшить производственную дисциплину в организации и регламентирующие порядок приема профессиональных мастеров на работу и их увольнения. В положениях этого документа, в основном, определяется режим труда и отдыха, и еще меры ответственности служащих за нарушения производственной дисциплины.
Любой из выделенных документов подлежит, аналогичным образом, обязательному заверению руководителем фирмы. Изучим, как должна выполняться работа с соответствующими источниками.
Особенность работы с организационными документами
Организационные документы могут развиваться как с применением брендового бланка компании, так и на чистом листе — при условиях нанесения на него нужных юридических данных. На каждом источнике должна стоять дата, соответственная той, когда он был утвержден — руководителем фирмы либо, если это рассчитано особенностью структуры бизнеса, — вышестоящими органами управления.
Процедура утверждения документа руководителем может выполняться при помощи проставления на нем надлежащих грифов либо при помощи формирования дополнительного распоряжения, отражающего тот момент, что директор вводит тот или другой организационный источник в силу.
Есть конкретные требования к структуре рассматриваемых документов. Так, важно, чтобы они имели корректное название. Главный критерий тут — согласование заголовка документа с его назначением.
На совещании с главой РД обсудили выделение компенсаций пострадавшим от пожара в с.Мокок
Так, если это должностная инструкция, то в ней необходимо указывать специфику подобающей профессиональной позиции, для которой она составляется. К примеру, «Должностная инструкция программиста».
В структуре организационных документов в большинстве случаев есть раздел «Общие положения». В нем должны фиксироваться основания для формирования источника, его назначение, сфера действия, и еще ответственность тех либо других чиновниковов за нарушение положений, прописанных в документе.
Основные структурные детали организационных источников — главы, пункты, и еще подпункты. Первые должны владеть названиями.
Нумеровать их принято римскими числами, а пункты и подпункты — арабскими.
Как то подписанный руководителем фирмы организационный документ в общем случае не имеет ограничений по периоду действия. Он хранит востребованность до той поры, пока не будет отменен индивидуальным распоряжением или заменен новым источником.
Наряду с тем организационные документы в корпорациях допускается исправлять или восполнять.
Внутренние документы организации: ключевые характеристики
Внутренние документы организации в себя включают следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.
Организационные документы предприятия
Совершенно вся деятельность фирм и фирм должна быть зафиксирована. Для этого учтены разные типы документов.
На основании существующего закона все заведения, фирмы и приватные предприятия работают на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и руководств. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными.
Все они считаются обязательными элементами каждого предприятия.
Аналогичным образом, организационными документами предприятия можно именовать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, и еще ответственность его профессиональных мастеров и руководящего персонала.
Это внутренние технические документы организации.
Устав
Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, главные функции, рабочие условия и задачи. В сущности, это свод правил, который изменяет деятельность каждой организации, общества или граждан.
При образовании юрлица устав должен быть утвержден группой его соучредителей и обязательно оформлен по закону. считается очень важным документом в деятельности организаций совершенно любых правовых форм собственности и изменяет их отношения с другими организациями или частными лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к необходимым внутренним документам организации.
Содержание устава обязано отвечать требованиям существующего закона. В состав устава обязаны быть включены:
- название и вид предприятия;
- его почтовый адрес;
- цель и направление деятельности;
- порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
- другие нюансы деятельности.
Положения
К положениям относят нормативные акты, которые формируют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут настраивать рамки деятельности разных чиновниковов.
Но как показала практика, в основном, делаются положения, регулирующих общую совокупность трудовых отношений.
Очень популярным видом положения считается документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в особенности. Если положение касается организации в общем, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, и еще порядки ликвидации и реструкуризации.
Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разъединения их функций. Какие тонкости имеют эти внутренние документы организации?
Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. Обязательно они должны иметь информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения.
Сам текст положения в себя включает цели, задачи, функции, обязанности и права, общие положения, руководство.
Положения обязаны быть утверждены руководителем, завизированы юристом и подписаны конкретно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители начальника или руководители структурных подразделений.
Штатное расписание и штатная численность
Документ, закрепляющий название подразделений, имеющихся должностей и кол-во единиц в штате, называется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации.
Также она обязана быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главбуха предприятия, инспектора отдела кадров, конкретно начальника и должна быть заверена печатью.
Ниже рассмотрим и прочие внешние и внутренние документы организации.
Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность служащих, и еще фонд зарплаты, называется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное наименование Т-3 и собой представляет таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация.
Составление и заявление штатного расписания находится в компетенции главбуха предприятия.
Какие еще внутренние документы организации есть?
Должностные инструкции
Это нормативные акты, определяющие обязанности и права служащих организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особое место в структуре внутренних документов предприятия. Собственно на основании должностных руководств разрабатывается и оформляется договор с работником.
Аналогичным образом, собственно трудовой договор и штатное расписание применяются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее проявления.
Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, потом она согласуется с юротделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее важное значение, должно вноситься на основании приказа директора.
Этого просят внутренние технические документы организации.
Договора
Договор – универсальный документ. Он изменяет любые отношения между субъектами экономичной деятельности.
Договор может оформляться во время покупки или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже услуг либо товаров, найме служащих или подрядчиков, привлечении посторонних организаций. Он считается, в основном, ключевым документом, который изменяет разные связи экономического характера между категориями граждан, юрлицами.
Главной частью договора являются положения о обоюдных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные юридические данные. Рабочая организация с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.
Служебные документы
Служебные документы – Официальные документы, применяемые в текущей организационной деятельности предприятия. Главными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.
Это внутренние документы, отражающие те либо другие события или факты и составленные несколькими лицами.
Составляются эти документы в самых разных ситуациях, благодаря этому имеют огромное количество самых разных видов: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Обязаны быть составлены регулярно работающей или назначенной руководителем комиссией.
Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), обязаны иметь информацию про организацию (если являются внешними).
Состоят акты из 2-ух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии.
Во второй содержится конкретно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.
Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или материальную нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью.
Профессиональные стандарты: коротко о главном. Видео-лекция.
Если акт затрагует деятельность иных структурных подразделений или чиновниковов, то последние обязаны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.
Акты, касающиеся насущных вопросов в деятельности организации (реструкуризация, проверка, проверка), должны сберегаться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.
Протоколы
Фиксируют ход собраний и заседаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.
В основном, протокол собрания и совещания проводится секретарем путем конспектирования или стенографирования. В себя включает ключевые тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам.
Составляется на общем бланке предприятия с указыванием наименования протоколируемого события, даты его проведения, перечнем участников и порядковым номером.
Протокол состоит из вводной части (указываются глава, секретарь и находящиеся чиновники, и еще повестка дня) и ключевой (в себя включает разделы, необходимые повестке дня, описания выступлений и распоряжение – решение).
В список внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при перевозке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-то исправлений или помарок.
Докладные, служебные, объяснительные записки
Служебные и докладные записки собой представляют документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (иногда — вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-то вопросу, касающемуся деятельности предприятия или чиновниковов, предложения или выводы.
Служебная записка – это компонент внутренней переписки. Составляется к примеру, если вопрос между подразделениями не разрешиться устно.
Если понадобится визируется у начальника. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.
Служебная записка обязана иметь заголовок и ключевой текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, и еще выводы и предложения. Датой считается дата составления.
Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы — еще и руководителем организации.
Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся регулярно, а документы внутреннего контроля организации – 5 лет.
Объяснительные записки составляются в свободной форме и несут информацию по трудовым отношениям. В основном, содержат информацию о причинах, которые стали причиной каким-либо нарушениям.
В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.
Справки
Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Очень часто применяемыми справками на предприятии являются справки о зарплате и которые подтверждают факт работы служащего на данном предприятии.
По его требованию организация обязана выдать ему аналогичную справку.
Очень часто на предприятии применяются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и дальнейшей выдачи.
Справка должна содержать данные о служащем, которому она дается, его должности и окладе. Обязательно обязана иметь дату составления, подписи начальников, печати предприятия.
Индивидуальным видом справок являются справки по производственной стилистике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в 2-ух экземплярах: один дается адресату, второй прикладуют к делу.
Учет внутренних документов организации должен быть требовательным.
Распорядительные документы организации
Есть такие виды распорядительных документов:
- Указ. Издается руководством организации для решения задач производства. Отличают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, обеспечения, реализации услуг либо товаров, распределения ресурсов. Ко вторым — о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании служащего. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагует.
- Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью своевременного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются похоже приказам и издаются в одном из следующих случаев: если понадобится распределения обязанностей или определении сроков выполнения той либо другой задачи; при подсчете порядка применения автомобильного транспорта и так дальше. Распоряжения, в основном, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют индивидуальным пунктом назначение органа по контролю в виде подразделения или должностного лица. Подписываются руководителем, нумеруются в пределах год . Если затрагивают ключевой деятельности предприятия, то хранятся регулярно, по хозяйственно-административным вопросам – 5 лет.
Внутренние документы КО
В большинстве случаев организации по кредитованию создают и говорят разные документы, регулирующих деятельность их подразделений и чиновниковов. Это документы о совершении финансовых операций и прочих сделок (определенные виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных руководств и других документов в формах, принятых международной банковской практикой).
Виды организационных документов
Часть 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ Документы
Общие положения об организационных документах
Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для выполнения. Практически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационный документ оформляется на общем бланке с указыванием определенного вида.
Подписывает организационный документ, в основном, начальник организации (устав) или структурного подразделения (должностную инструкцию). Спецификой организационных документов считается то, что они вступают в силу исключительно после их утверждения.
Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или другим документом, к примеру протоколом собрания).
Заявление организационных документов иным документом может проводиться и вышестоящей организацией.
Организационные документы имеют, в основном, непростую структуру текста, которая состоит из разделов (иногда и подразделов), имеющих свои заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими числами. Название разделов у практически всех видов организационных документов различное.
К примеру, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в этой инструкции. Содержание текста организационных документов обязано отвечать существующему закону, благодаря этому в данной группе организационно-распорядительных документов очень часто используются стандартные и приблизительные организационные документы (к примеру, Типовое положение о среднем специальном учебном учреждении), которые являются основанием для разработки определенных документов.
Для разработки определенных документов в организации привлекаются наиболее мастера профессионалы и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленый в организации порядок согласования и проверку на соответствие существующему закону.
Согласование выполняется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями начальника организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.
Порядок внесения изменений и дополнений в организационные документы
Организационные документы работают до их отмены либо замены новыми. Характерность организационных документов считается то, что в них можно вносить изменения и дополнения тогда, когда нет надобности перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений вызвана как изменением условий деятельности организации, так и изменением существующего закона.
В случае реструкуризации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленый порядок согласования и утверждения.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. К примеру, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении – вносятся приказом этого начальника.
Если организационный документ, к примеру устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с необходимым информированием органа, осуществляющего госрегистрацию.
Виды организационных документов
К организационным документам относятся:
— положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
— регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале;
— структура и штатная численность;
— инструкции по конкретным направлениям деятельности;
— должностные инструкции сотрудников;
Рассмотрим детальнее отдельные из них.
Договор —правовой универсальный документ, выверяющий хозяйственные или другие отношения субъектов экономичной деятельности.
В сегодняшнем законодательстве договор выступает в качестве основополагающего документа, устанавливающие многообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договора составляются при документировании сделок покупки-продажи, оформление отношений аренды, поручительства, поставки продукции, образования цены, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, и еще как учредительный документ при образовании отдельных форм фирм (акционерные общества и др.).
В законодательных актах 1990-х годов отсутствуют определения договора, регламентация его формы и содержания. В то же время установлено, что договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, и еще путем обмена документами при помощи почтовой, телеграфной, телефонной, электронной либо другой связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны согласно соглашению. (ГК Российской Федерации.
Часть 1, ст.434). Впрочем договор – не новый вид документа, он применялся на практике работы советских госучреждений и фирм и опыт его использования применяется в современных условиях управленческой и экономичной деятельности.
Содержание договора, в основном, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о частных лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и неисполнении в срок обязательств; период действия договора.
Весомая часть договора излагается в разделе о обоюдных обязательствах сторон, который должен полно, четко, определенно регламентировать отношения сторон, его отдельные или особенные условия.
К юридическим данным удостоверения договора относятся свои подписи (с указыванием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, реквизиты банка, указание на кол-во экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.
Сегодняшнее законодательство не регламентирует содержание договора в общем, но устанавливает его обязательность, и еще условия, которые как правило включаются в текст договора, документирующего какую-то определенную деятельность. Это могут быть (не считая вышеперечисленных) условия возмещения ущерба (допустимых расходов), порядок разрешения споров, права собственности, распоряжения, пользования имуществом (землёй, основными средствами и т.д.), положения об обеспечении экономичной безопасности и вторые условия, обязательные при осуществлении той либо другой деятельности.
Устав – свод правил, которые регулируют деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их отношения с другими организациями и гражданами, обязанности и права в самых различных сферах государственного управления, хозяйственной либо другой деятельности. Уставы, общие для какой-нибудь области жизнедеятельности, говорят высшие органы власти и управления, к примеру: «Устав металлических дорог», «Ветеринарный устав» и др. Уставы общественных организаций принимают и говорят на съездах таких организаций.
Уставы фирм, учреждений и организаций утверждены их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов РФ). Устав юрлица утверждается его соучредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в соответствии с правилами.
Общие требования к порядку составления и оформления устава юрлица регламентированы в части 1 ГК Российской Федерации.
Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это ключевой организационный документ в деятельности учреждений, организации и фирм разных организационно-правовых форм собственности.
Он изменяет отношения этой организации с другими организациями, с частными лицами, обязанности и права в области, подобающей направлениям ее деятельности.
Устав считается обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством Российской Федерации должно включать:
— название заведения, организации, предприятия, его вид;
— местонахождение (почтовый адрес);
— предмет и цель деятельности;
— порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
— порядок распределения прибыли;
— порядок образования заведения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
— органы управления (внутренняя организационная структура).
Все зависит от вида организации (заведения) в стандартной устав могут быть добавлены иные сведения:
— для банковских учреждений – список проводимых банком операций и его функции;
— для бирж – сведения о самом большом составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;
— для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. К примеру: «Общее положение о министерствах», «Положения о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных чиновниковов.
В управленческой практике делают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по определенным вопросам. К примеру: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».
Самый популярный вид положения – документ, который предназначен для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение про организацию определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реструкуризации и ликвидации.
На практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение считается очень важным документом, приготовленным для закрепления и разъединения функций каждого структурного подразделения.
Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. данный документ должен содержать название организации, структурного подразделения, вида документа, и еще дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:
— Отношения (служебные связи).
Положения подписывают чиновники, являющиеся их непосредственными разработчиками (начальники структурных подразделений, заместители первого начальника и др.), визирует положение юридическая службы (юрисконсульт), говорит начальник. Положение приобретает силу в юридическом плане с момента утверждения.
Структура и штатная численность — документ, который укрепляет наименования структурных подразделений организации (заведения) и должностей, и еще кол-во штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.
Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие юридические данные:
— название организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);
— название вида документа;
Текст документа составляется в форме таблицы. Данный документ визируется главбухом (распорядителем финансов), подписывается начотделом кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.
Штатное расписание – документ, который укрепляет должностной и численный состав и фонд зарплаты организации в общем. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие юридические данные:
— название вида документа;
Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, кол-во штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд зарплаты и примечания. Штатное расписание подписывает начотдела кадров, визирует главбух, говорит начальник, подпись которого заверяется печатью организации.
Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установки правил, которые регулируют организационные, научные, технологичные, материальные или другие особенные стороны деятельности учреждений, организаций, фирм (их структурных подразделений и служб), чиновниковов и граждан.
Инструкции издаются также в целях объяснения и определения порядка использования законов, распорядительных документов, по наполнению и ведению форм документов (бухгалтерских, учетных, отчетных).
В управленческой практике применяются как стандартные, так и индивидуальные инструкции. Стандартные в большинстве случаев издают органы власти или управления для системы однотипных организаций ли учреждений.
Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие юридические данные:
— название вида документа;
Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. К примеру, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».
В основном, первый раздел инструкции именуется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность применения, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основанием для разработки инструкции.
Инструкция – документ продолжительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмены ее введением раньше работающей.Организационные документы (иногда их именуют организационно-правовыми документами) нужны для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав сотрудников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить рабочий режим, реализовать организацию труда и распределение обязанностей между работниками, установить порядок реструкуризации и ликвидации организации.
Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими числами. Кол-во разделов и их закономерная связь определяются разработчиками. По стилевому решению изложения текст инструкции носит распорядительный характер («ставится», «не разрешается», «не позволяется» и др.) и излагается от 3-го лица единственного или множественного числа.
К примеру: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных подразделений обязаны каждый месяц предоставлять в канцелярию информацию об объеме документооборота».
Инструкцию подписывает начальник того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специализированного распорядительного документа.
И в том и в ином случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указыванием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться хорошо не можете. 8808 —
| 7627 —
или читать все.
Организационно-правовые документы (стр. 1 из 4)
Содержание
1. Организационно-правовые документы.. 3
3. Учредительный договор. 12
5. Структура и штатная численность. 23
Введение
Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (начальников, профессиональных мастеров, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление рабочего режима и охранные системы; организацию и оценку труда; порядок реструкуризации и ликвидации.
1. Организационно-правовые документы
Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационные документы содержат положения, обязательные для выполнения.
К организационно-правовым документам относятся:
положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
структура и штатная численность;
инструкции по конкретным направлениям деятельности;
должностные инструкции сотрудников;
правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на обычном бумажном листе с нанесением всех нужных юридических данных.
Датой организационных документов считается дата утверждения.
Организационные документы утверждены руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Заявление выполняется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием иного документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, к примеру:
положение (о чем?) об отделе кадров;
структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;
инструкция (о чем?) о ведении бухучёта;
должностная инструкция (кого?) референта.
Организационные документы имеют непростую структуру текста.
Констатирующей частью текста организационных документов считается раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, главное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение важных правил и технологий.
Ключевой текст организационных документов разделяется на главы, пункты и подпункты. Главы обязаны иметь названия.
Главы нумеруются римскими числами. Нумерация пунктов и подпунктов выполняется арабскими числами.
Организационные документы проходят установленый в организации порядок согласования. Согласование выполняется со всеми заинтересованными подразделениями и чиновниками, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа существующему закону.
С точки зрения периода действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и работают до их отмены или до замены новыми.
Спецификой организационно-правовых документов считается возможность вносить в них изменения и дополнения в том случае, когда нет надобности перерабатывать весь документ.
К первым и ключевым организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение про организацию, учредительный договор.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Российском Гражданском кодексе (гл.4, ч. I).
Организация, являющаяся юрлицом, "действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В вариантах, предусмотреных законом, юрлицо, не являющееся коммерческой структурой, может действовать на основании общего положения об организациях этого вида" (ст.52 ГК Российской Федерации).
2. Устав организации
Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, заведения.
Стандартная структура текста устава государственного заведения (пример 1) закреплена в "Унифицированной системе организационно-распорядительной документации".
Структура текста устава негосударственной организации выделяется от структуры текста устава государственного заведения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается характерность его организации и деятельности.
В Российском Гражданском кодексе дан список обязательных сведений, которые обязаны быть показаны в уставе организаций с разной организационно-правовой формой.
Приведем потенциальные разделы устава.
Общие положения. В разделе указываются полное и неполное Официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в собственной деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели; наличие зарегистрированного товарного знака, брендового бланка, печати.
Стандартная структура текста устава государственного заведения
Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого соучредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, которые входят в состав имущества организации.
Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, и еще определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. К примеру, в акционерном обществе с огромным числом акционеров это могут быть:
общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделе ставится порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
совет директоров — высший орган управления обществом в промежутке между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе ставится кол-во директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какое время);
исполнительные органы — гендиректор, исполнительный директор, правление (в разделе ставится, какие собственно исполнительные органы работают, их компетенция, права и порядок деятельности);
инспекционная комиссия — орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (ставится порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе ставится порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и другие органы, порядок подведения итогов о материальной деятельности общества, порядок распределения прибыли.
Другие накопления. В разделе монтируются дополнительные фонды общества, не считая уставного (страховой, запасной), если таковые имеются.
Завершение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реструкуризации, и еще порядок рассмотрения споров общества с физическими и юрлицами.
Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:
наименования органа, осуществляющего госрегистрацию создаваемых организаций;
государственного регистрационного номера;
печати регистрирующего органа.
Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.
Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной — его соучредителями, общим собранием акционеров. Пример оформления титульного листа устава приведен в примере 2.
Положение про организацию (структурном подразделении)
Положение — правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).
Образец оформления титульного листа устава
Положения могут быть стандартными (примерными) и определенными (индивидуальными). Если есть наличие стандартного положения определенные положения разрабатываются на его основе.
Стандартные положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.
Отличают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).
Положение про организацию — это документ, на основании которого работают государственные дешевые организации (органы власти и управления всех уровней).
Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного заведения.
Положение про организацию оформляется на общем бланке. Обязательными юридическими данными положения про организацию считаются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.
Структура текста положения также, как и текста устава, урегулирована УСОРД и включает следующие разделы (пример 1.4 3).
Положения о структурных подразделениях (службах) можно обозначать на:
Пример 3. Стандартная структура текста положения
Организационные документы
Организационные документы (иногда их именуют организационно-правовыми документами) нужны для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав сотрудников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить рабочий режим, реализовать организацию труда и распределение обязанностей между работниками, установить порядок реструкуризации и ликвидации организации.
К организационным документам относятся:
положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
структура и штатная численность;
инструкции по конкретным направлениям деятельности;
должностные инструкции сотрудников;
Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для выполнения. Практически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационный документ оформляется на общем бланке с указыванием определенного вида.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:
устав (чей?) Московского политехникума;
инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;
положение (о чем?) о Совете директоров;
положение (о чем?) о Министерстве труда и социального развития РФ;
правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;
должностная инструкция (кого?) бухгалтера;
штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;
структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на. год.
Датой подписания организационных документов считается дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, в основном, начальник организации (к примеру, устав) или структурного подразделения (к примеру, должностную инструкцию).
Спецификой организационных документов считается то, что они вступают в силу исключительно после их утверждения.
Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или другим документом, к примеру протоколом собрания).
Заявление организационных документов иным документом может проводиться и вышестоящей организацией.
Организационные документы имеют, в основном, непростую структуру текста, которая состоит из разделов (иногда и подразделов), имеющих свои заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими числами. Наименования разделов у практически всех видов организационных документов различные.
К примеру, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в этой инструкции. Содержание текста организационных документов обязано отвечать существующему закону, благодаря этому в данной группе организационно-распорядительных документов очень часто используются стандартные и приблизительные организационные документы (к примеру, Типовое положение о среднем специальном учебном учреждении), которые являются основанием для разработки определенных документов.
Для разработки определенных документов в организации привлекаются наиболее мастера профессионалы и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленый в организации порядок согласования и проверку на соответствие существующему закону.
Согласование выполняется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями начальника организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.
Организационные документы работают до их отмены либо замены новыми. Спецификой организационных документов считается то, что в них можно вносить изменения и дополнения тогда, когда нет надобности перерабатывать весь документ.
Частота внесения изменений и дополнений вызвана как изменением условий деятельности организации, так и изменением существующего закона. В случае реструкуризации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленый порядок согласования и утверждения.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. К примеру, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении — вносятся приказом этого начальника.
Если организационный документ, к примеру устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с необходимым информированием органа, осуществляющего госрегистрацию.
К ключевым организационным документам относятся учредительные документы — учредительный договор, устав или положение.
Общие положения, определяющие название вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4).
Так, организация, являющаяся юрлицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В вариантах, предусмотреных законом, юрлицо, не являющееся коммерческой структурой, может действовать на основании общего положения об организациях этого вида» (ст.
52 ГК Российской Федерации).
В тексте учредительных документов должно содержаться:
название юрлица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих организаций, и еще унитарных фирм и в предусмотреных законом случаях иных коммерческих структур должны иметь указание на характер деятельности юрлица;
место нахождения юрлица, которое определяется местом его госрегистрации, если в согласии с законом в учредительных документах юрлица не установлено иное;
предмет и цели юрлица (для некоммерческих и унитарных фирм);
порядок управления работой юрлица; иные сведения, предусмотренные законом для юрлиц соответствующего вида.
Учредительный договор заключается, а устав утверждается его соучредителями (участниками).
юрлицо, созданное в согласии с ГК Российской Федерации одним соучредителем, действует на основании устава, утвержденного этим соучредителем.
В учредительном договоре соучредители обязуются создать юрлицо, формируют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему собственного имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участниками прибыли, управления работой юрлица, выхода соучредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, заведения. Устав изменяет деятельность организаций, фирм, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Впрочем структура текста устава не может быть единой для абсолютно всех учреждений, организаций и фирм.
Структура текста устава государственного предприятия отличается от структуры текста устава среднего специализированного образовательного учреждения (ССУЗа) (табл. 1).
Нижеприведенная стандартная структура текста устава госпредприятия поставлена Унифицированной системой организационной распорядительной документации[19], а приблизительная структура текста устава ССУЗа — Стандартным положением об учреждении осуществляющем образовательный процесс среднего профессионального образования (среднем специальном учебном учреждении) РФ, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.10.94 № 1168 и Инструктивным письмом Госкомвуза РФ «О порядке разработки уставов средних специализированных образовательных учреждений» от 06.02.95 № 09-34-14 п/16.
| Стандартная структура текста устава | |
| Государственного предприятия | ССУЗ |
| 1 . Общие положения | 1 . Общие вопросы |
| 2. Главные задачи | 2. Прием в ССУЗ и организация учебного процесса |
| 3. Функции | 3. Управление |
| 4. Обязанности и права | 4. Правила и обязанности студентов, |
| слушателей, преподавателей и прочих сотрудников | |
| 5. Руководство | 5. Переподготовка и увеличение квалификации служащих |
| 6. Отношения. Связи | 6. Финансово-хозяйственная |
| деятельность | |
| 7. Производственно-хозяйственная | 7. Международная деятельность |
| деятельность | |
| 8. Имущество и средства | 8. Учет и отчетность |
| 9. Контроль, проверка и проверка | 9. Порядок ликвидации, реструкуризации |
| деятельности | и приостановки деятельности |
| 10. Реструкуризация и ликвидация | 10. Список местных нормативных актов, регулирующих деятельность средних специализированных образовательных учреждений |
| 11 . Порядок регистрации | |
| 12. Дополнения и изменения, вносимые в устав после его утверждения |
Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы текста, в которых найдет отражение характерность его организации и деятельности. Аналогичным образом, все зависит от вида организации (заведения) в устав могут быть включены и прочие сведения.
Уставы оформляются по правилам, изложенным выше. Спецификой оформления устава считается наличие метки о регистрации устава.
Отметка о регистрации устава, проставляемая на титульном листе, включает:
название органа, осуществляющего госрегистрацию создаваемых юрлиц;
национальный регистрационный номер.
Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Образец оформления титульного листа устава приведен в прил. 14.
Устав может также настраивать конкретную сферу государственной деятельности, работу ЖД транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Положение про организацию — это правовой акт, на основании которого работают государственные дешевые организации (прежде всего органы власти и управления всех уровней и некоторые прочие).
Структура текста положения, к примеру положения о министерстве, также как и устав предприятия, урегулирована УСОРД и в себя включает следующие разделы.
7. Контроль, проверка и проверка деятельности.
8. Реструкуризация и ликвидация.
В разделе 1 «Общие положения» обязаны быть приведены Официальные полное и неполное наименования организации, которые будут применяться во всех официальных документах и в том числе на бланках организации. Дальше указываются цели и основания создания организации, т.е. указывается правовой акт, на основании которого была создана организация.
В этом же разделе указывается, чем руководствуется организация в собственной деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
В разделе 2 «Главные задачи» приводится список главных задач (проблем), которые формируют характер и направления деятельности.
Организация не имеет права заниматься такой работой, которая не указана в этом разделе.
В разделе 3 «Функции» перечисляются функции и типы работ, реализация которых обеспечивает выполнение главных задач организации.
В разделе 4 «Обязанности и права» указываются:
права, которыми наделена организация в лице ее начальника;
обязанности, которые организация должна исполнять для реализации собственных функций.
Права устанавливают в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций.
Право в таком случае — это юридически узаконенная возможность воспрещать или требовать выполнения каких-нибудь действий: к примеру, право требовать представления конкретной информации.
В данном разделе указывается право на издание конкретных видов распорядительных документов, право представительствовать в надлежащих органах и др.
В разделе 5 «Руководство» указывается, кто возглавляет организацию, кем назначается и избавляется от должности начальник, сфера его компетенции.
В разделе 6 «Отношения. Связи» указываются все информационные связи с другими организациями, т.е. указывается — какую информацию получает и представляет организация, главные виды документов, в которых данная информация содержится, и еще периодичность и сроки их представления; в каком порядке и кем рассматриваются появляющиеся разногласия.
В разделе 7 «Контроль, проверка и проверка деятельности» обсуждается, кем выполняется контроль за работой организации, проводятся проверка и проверка финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения.
В разделе 8 «Реструкуризация и ликвидация» указывается, кто в согласии с существующим законодательством имеет право решить о реструкуризации или ликвидации организации и в каком порядке это выполняется.
Положение про организацию оформляется на общем бланке организации с указыванием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, в основном, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение про организацию могут вноситься только приказом начальника вышестоящей организации.
Положение о структурных подразделениях можно обозначать так:
положение о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных органах (Совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);
положения о не постоянных органах (заседания, комиссии, рекомендации).
Характеристика содержания разделов положения приведена в гл. 6 на примере положения о службе документационного оснащения управления.
Отличия положения о структурном подразделении от положения про организацию содержатся в структуре текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, однако в основном, она включает те же разделы, что и положение про организацию, не считая разделов «Контроль, проверка и проверка деятельности» и «Реструкуризация и ликвидация».
В структуру текста положения о структурном подразделении также включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная, а если понадобится и уголовная), которую может нести начальник в случае неисполнения подразделением собственных обязанностей.
Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации с указыванием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом начальника организации. Стандартная форма положения о структурном подразделении приведена в прил.
15.
Положения о коллегиальных и совещательных органах (Совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и формируют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того либо другого органа управления. Структура текста подобного рода положений также нормативно не поставлена.
Впрочем, исходя из практики работы и назначения этого вида документа, требований закона к организации деятельности коллегиальных органов управления, вырабатывается стойкая структура текста положений о коллегиальных и совещательных органах управления. Так, как пример можно привести структуру текста положения о Совете директоров акционерного общества:
2. Компетенция Правления.
3. Состав Правления.
4. Выдвижение кандидатов в Совет директоров.
5. Избрание членов Правления.
6. Регламент совещаний Правления.
7. Отношения с другими подразделениями общества.
8. Ответственность членов Правления.
9. Порядок утверждения положения о Совете директоров и порядок внесения в него изменений.
Спецификой положений о коллегиальных органах считается порядок их утверждения и внесения изменений. Если это коллегиальный орган или совещательный орган управления в государственной организации, то порядок их утверждения и внесения изменений будет аналогичный, как для положений о структурных подразделениях организации.
Деловые процессы (веб-клиент)
Если идет речь о негосударственных организациях, к примеру об акционерном обществе, то положение о Совете директоров этого общества будет утверждаться, в основном, решением общего собрания акционеров. Аналогичным образом будут вноситься изменения и дополнения в положение о Совете директоров.
Положение о не постоянных органах (заседаниях, комиссиях, советах). Этот документ создается если понадобится на срок действия такого органа.
Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.
Регламент работы — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы формируют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений совещаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.
Регламенты оформляются на общем бланке организации с указыванием вида документа, утверждены руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
Правила внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, обоюдные обязанности сотрудников и администрации, предоставление отпусков, командирование служащих, внутриобъектный режим и прочие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указыванием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждены руководителем организации.
Правила имеют унифицированную форму, а текст правил составляется в согласии с Стандартными правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих фирм, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не противоречит действующему сейчас трудовому закону).
В негосударственных организациях вместе с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, в котором отображаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, отношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.
Структура текста Положения о персонале, рекомендованная к использованию Госкомимуществом РФ и Российским Фондом федеративного имущества[20], выделяется от структуры текста Правил внутреннего трудового распорядка (табл. 2).
Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указыванием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но говорить Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.
Структура и штатная численность — правовой акт, устанавливающий структуру организации, название структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в согласии с группой по зарплате . Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.
Документ оформляется на общем бланке организации с указыванием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главбухом, заместителями начальника организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, и еще их кол-во в согласии с уровнем оплаты по соответствующим группам. Стандартная форма документа приведена в прил.
16.
| Структура текста | |
| Стандартных правил внутреннего трудового распорядка | Положения о персонале |
| 1. Общие положения | 1. Общие положения |
| 2. Порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих | 2. Понятие персонала |
| 3. Ключевые обязанности рабочих | 3. Принципы взаимоотношений |
| и служащих | администрации и персонала |
| 4. Ключевые обязанности | 4. Программа развития персонала |
| администрации | |
| 5. Время работы и его | 5. Контрактная система |
| применение | найма персонала |
| 6. Призы за успехи в работе | 6. Увеличение квалификации персонала |
| 7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины | 7. Право персонала на выбор форм организации труда |
| 8. Гарантированность занятости | |
| персонала | |
| 9. Соцгарантии персонала | |
| 10. Участие персонала в прибылях | |
| 1 1 . Администрация, штат сотрудников и профсоюз | |
| 12. Ответственность администрации и персонала | |
| 13. Последние положения | |
| Приложения: правила делового поведения (кодекс деловой этики) |
Штатное расписание — правовой акт, закрепляющий должностной состав сотрудников организаций с указыванием должностных окладов (в государственных учреждениях — указыванием разряда по Единой тарифной сетке), выверяющий соотношение различных категорий профессиональных мастеров, устанавливающий фонд зарплаты организации в общем за месяц.
Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.
Документ оформляется на общем бланке организации с указыванием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главбухом, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем начальника организации, курирующим эти вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться Правлением.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Унифицированная форма документа была разработана в 1980 г. и в части построения текста существенно стала старой, так как не учитывает изменения, обусловленные переходом к рыночным отношениям, внедрением ETC по зарплате , благодаря этому часто при создании штатного расписания в табличную форму текста вносятся дополнительные графы (к примеру, разряд по ETC).
Обыкновенный набор информации, имеющийся в тексте штатного расписания, в себя включает:
код и название структурных подразделений и должностей;
кол-во единиц по штату;
должностной оклад (иногда — самый большой и самый маленький);
месячный фонд зарплаты.
Стандартная форма штатного расписания приведена в прил. 17.
Инструкция — правовой акт, который содержит правила, регулирующие организационные, научные, технологичные, материальные и другие особенные стороны деятельности учреждений, организаций, фирм, их подразделений, служб, чиновниковов и граждан.
Инструкции также разъясняют порядок использования законов, распорядительных документов в той либо другой области деятельности. Так, к примеру, Стандартная инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ разъясняет порядок использования Государственной системы документационного оснащения управления, государственных параметров по оформлению документов, Главных правил работы ведомственных архивов и др.
Инструкции оформляются на общем бланке организации с указыванием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (сфера деятельности), на которые распространяются требования инструкции.
В основном, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в главные задачи которого входят вопросы (сфера деятельности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству будет подписать начальник службы делопроизводства (документационного оснащения управления), инструкцию по ведению бухучёта в организации — главбух.
Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом, заместителем начальника, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и очень часто оно выполняется приказом начальника, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Текст инструкции состоит из разделов, название которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность применения, документы, послужившие основанием для его разработки, и прочие сведения характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими числами.
Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилевому решению изложения носит распорядительный характер и излагается от 3-го лица единственного или множественного числа, к примеру: «Все вновь принимаемые на работу служащие организации обязаны быть ознакомлены с реальной инструкцией».
Инструкция — документ продолжительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом начальника, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Вариацией инструкции считается должностная инструкция, т.е. инструкция «на пост».
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
Должностная инструкция бывает стандартная (приблизительная) и определенная. Стандартная должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие аналогичный набор обязанностей, прав, ответственности не зависимо от того, в какой отрасли функционирует эта организация.
К примеру, может быть создана стандартная должностная инструкция кассира. Впрочем наличие стандартной должностной инструкции не значит, что нет надобности разрабатывать определенную должностную инструкцию.
Такие должностные инструкции обязаны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а стандартные инструкции послужат основанием для их разработки.
Должностная инструкция считается фактическим описанием должности, и она нужна для создания продуктивных рабочих условий, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ укрепляет организационно-правовое положение работника, считается правовой основанием для проведения аттестации работника, определения его ответственности, и еще с целью решения трудовых споров, если они появляются между работником и администрацией.
Должностная инструкция, в основном, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих крепятся в положениях (уставе) про организацию или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Для сотрудников хозяйственных и добавочных служб (и еще для работающих согласно соглашению подряда или трудовому договору) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В подобных вариантах могут быть разработаны рабочие обязанности, оформление которых не регламентировано нормативными действующими документами.
Для основных профессиональных мастеров могут быть разработаны должностные положения. Не обращая внимания на различия в наименовании документа, его назначение всегда все то же самое — регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на определенном рабочем месте.
Должностные инструкции, как и другие организационные документы, являются документом продолжительного пользования и работают до той поры, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может появиться в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии проводимых работ.
В большинстве случаев должностные инструкции пересматриваются (корректируются) 1 раз в 3-5 лет. При создании должностной инструкции за основу берут стандартную или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии — тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей начальников, профессиональных мастеров и прочих служащих.
Но подобная характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, нужную для составления должностной инструкции определенного работника. Недостающую информацию берут из иных организационных документов, например как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.
Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указыванием вида документа.
Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.
Должностную инструкцию, в основном, говорит заместитель начальника, курирующий данное подразделение, или сам начальник. Подписывает должностную инструкцию начальник структурного подразделения.
Визы согласования оформляют в соответствии с правилами, но, беря во внимание характер этого документа, на нем обязаны быть обязательно визы руководителей кадровой и юридической служб и прочих лиц, которые связаны с работником при выполнении его практичных обязанностей.
Если понадобится может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, однако это бывает очень нечасто.
Заголовок должностной инструкции, как уже говорилось, обязан отвечать на вопрос «кого?»: к примеру, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т. п.
Текст должностной инструкции состоит из таких стандартных разделов[21]:
3. Должностные обязанности.
6. Отношения (связи по должности).
К указанным разделам иногда добавляют и прочие, например «Условия оплаты», «Рабочая организация», «Порядок утверждения и внесения изменений», «Контроль, проверка и проверка деятельности». В основном, вышеперечисленных стандартных разделов должностной инструкции достаточно для определения организационно-правового положения работника, а добавление новых в большинстве случаев повторяет информацию, которая содержится в других документах — трудовом договоре, договоре об индивидуальной ответственности в финансовом плане, положении о премировании, регламенте работы и др.
Вводя дополнительные разделы в должностную инструкцию, нужно сравнивать их содержание с вышеперечисленными документами, во избежание противоречий в установлении отдельных норм и правил.
В разделе 1 «Общие положения» по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:
полное название должности, приведенное в соответствии со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения;
кому подчиняется сотрудник;
порядок назначения на пост и освобождение от нее (приема и увольнения — для рядовых сотрудников);
порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема — передачи дел);
характерности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если эта информация обсуждается в трудовом договоре, то этот пункт может отсутствовать;
список нормативных, методических и прочих документов, которыми руководствуется сотрудник на этой должности;
квалификационные требования (уровень образования, рабочий стаж).
Раздел 2 «Функции» содержит список ключевых направленностей деятельности работника в согласии с направлениями деятельности структурного подразделения.
В разделе 3 «Должностные обязанности» детально обязаны быть перечислены типы работ, которые предоставляют выполнение вышеуказанных функций. В данном разделе описывается также характер осуществляемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «управляет» и т.д.).
Иногда разделы 1 и 2 соединяют воедино, тем более тогда, когда составляется должностная инструкция на должности категории «технические исполнители». Должностные обязанности обязаны быть описаны детально, так как во время появления трудовых споров конкретно данный раздел является основой для их разрешения.
В разделе 4 «Права» перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей:
право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, нужной для выполнения им должностных обязанностей;
право на самостоятельное принятие решений по конкретным вопросам;
право самостоятельной подписи или право визировать и координировать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
право проверять работу иных сотрудников и требовать от них выполнения конкретных действий;
право представительствовать от имени подразделения или заведения в остальных организациях с указыванием границ представительства;
право вносить предложения руководству об улучшении организации работы;
право принимать участие в заседаниях, на которых решаются вопросы, которые относятся к его компетенции.
В разделе 5 «Ответственность» в большинстве случаев приводятся обобщенные формулировки типа «сотрудник отвечает за ненадлежащее выполнение или невыполнение собственных обязанностей и неиспользование прав, предусмотреных настоящей инструкцией в согласии с существующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной — перечислить в должностной инструкции все ситуации проявления того либо другого вида ответственности как правило невозможно.
К этому всему к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который станет намного детальнее освещать этот нюанс, к примеру договор об индивидуальной ответственности в финансовом плане.
Раздел 6 «Отношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный сотрудник по разным направлениям собственной деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; иные вопросы информационных связей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто этот раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.
Стандартная форма должностной инструкции приведена в прил. 19.
Инструкция — документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.
Инструкция не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по свободной форме, подписывается заместителем начальника организации, курирующим это течение, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению.
К примеру, инструкция работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению управления индивидуальным разделом, освещающим порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна».
Контрольные вопросы
1. Какие документы относятся к организационным?
2. В чем заключается характерность оформления заголовка к тексту в организационных документах?
3. Когда организационные документы приобретают силу в юридическом плане?
4. Как выстраивается текст в организационных документах?
5. Как долго действует организационный документ? Можно ли вносить изменения в текст организационного документа?
6. Какие сведения должны быть в тексте учредительных документов?
7. Для какой цели делаются стандартные и приблизительные организационные документы?
8. Какая структура текста положения про организацию?
9. В чем состоит отличие подобных документов, как штатное расписание и структура и штатная численность?
10. Почему должностная инструкция не составляется для категории служащих «руководители»?
Как составлять эффективные должностные инструкции для персонала
Что должно содержаться в тексте каждого раздела должностной инструкции?
Дата добавки: 2015-03-29 ; Просмотров: 3515 ; Нарушение авторских прав?
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет