admin
Обязанности офис менеджера и секретаря
Получить высокооплачиваемое рабочее место мечтают большинство девушек, тем более, если это место – в тёплом офисе и дружном коллективе.
Такие вакансии, как секретарь или офис-менеджер довольно распространены. Когда вас приглашают на работу по одной из специальностей, вы должны чётко понимать, чем они разнятся и в чём будут заключаться обязанности.
Специфике работы секретаря
Секретарь может решать очень и очень широкий круг задач, и имеет узкую специализацию.
Человека, который совершает звонки, занимается документацией, работает с клиентами, делит обязанности между служащими, сопровождает босса на бизнес встречах, именуют собственно так. Впрочем сотрудницу, которая занимается ведением и организацией дел офиса, правильно будет обозначить понятием «офис-менеджер».
Секретари же, в основном, решают более ограниченный круг задач, и от этого разделяют на несколько вариантов.
- секретарь-референт,
- помощник начальника,
- секретарь-ресепшионист (receptionist) и др.
Секретарь-референт сопровождает деловые встречи с партнёрами или заседания в середине фирмы. Он составляет протоколы переговоров и иногда исполняет функции переводчкика.
Плюс к этому, он наблюдает за всем документооборотом, за правильностью составления документов и их исполнением, проводит анализ все документы с доведением до сведения руководства, принимает посетителей.
Помощник начальника – это его «правая рука».
Он помогает строить планы на день, напоминает о важных делах и встречах, занимается организацией разных мероприятий. Специфика работы секретаря-помощника в том, что он ведёт тайм-менеджмент для собственного руководителя.
Плюс к этому, он устраивает деловые командировки, подбирает даты поездок, приобретает билеты на самолёт и делает очень много остальных очень маленьких, но главных задач.
Помощник (его ещё именуют личным помощником) также ведёт корреспонденцию собственного руководителя.
В этой профессии большое значение приобретают личностные качества, потому как необходимо примиряться с скверным настроением босса, разгадывать его, быть преданным и работать, скорее, за идею, чем за деньги. Способности организатора и хорошие нервы тоже играют очень важную роль.
Секретарь-ресепшионист принимает звонки и сопровождает клиентов, указывает путь по офису, консультирует их.
Что выполняет офис-менеджер
Он управляет делами офиса.
Его труд платится, в основном, более высоко, чем услуги секретаря, но и ответственность тут выше. Офис-менеджер – устроитель, являющийся связующим звеном между персоналом, начальником, клиентами и др.
Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.
Он наблюдает за тем, чтобы все распоряжения руководства доходили до адресатов и выполнялись служащими, смотрит за документацией и исполнением приказов.
Все поступающие жалобы и предложения от сотрудников и клиентов обрабатывает собственно офис-менеджер, и если понадобится он доводит их до сведения начальника.
Кандидат на вакансию офис-менеджера должен быть быстрым и пунктуальным (потому как приходится постоянно исполнять срочные поручения), а еще иметь хорошую память и концентрацию внимания.
Коммуникабельность и доброжелательность даже к капризным людям – тоже значимая черта.
Как видно, выполняет офис-менеджер достаточно многое, у него намного больше задач, чем у секретарей различных типов.
Эти люди довольно распространены, но найти ценного служащего, который бы лучше всего обладал набором всех указанных качеств, очень тяжело.
Аналогичным образом, мы посмотрели обязанности офис-менеджера и секретаря.
Теперь вы решите для себя, что вам лучше подойдет.
Все перечисленные выше специальности иногда совмещают с услугой интимного сопровождения начальника, и они, в основном, оплачиваются намного выше. При этом обеспечивается безусловная анонимность.
В нашем кадровом агентстве есть аналогичные вакансии.
Разница между офис-менеджером и секретарем
ПРОЙДИТЕ регистрацию И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
| Страница 1 из 1 | [ Сообщений: 2 ] |
| Пред. тема | Отпечаток. тема |
| Admin-dimA |
Настроение:
Стаж: 11 лет 2 месяца 9 дней
Сообщения: 2370
Темы: 339
Изображения: 1261
Откуда: Москва
Чемпион в Игротеке : 11
Группа: Администраторы
Страна:
Моя Страница: Увидеть Мою Страницу
Хочется выяснить, каков круг обязанностей у секретаря и чем они разнятся от функций офис-менеджера? Или это тождественные должности? Просто офис-менеджер звучит прекраснее.
И. Егорова.
г. ЖД, Столичная область
Слово «секретарь» означает должность человека, наемного индивидуальным лицом или компанией для помощи во время работы с корреспонденцией, для ведения делопроизводства и организации бизнес встреч. Термин возник из выражения «хранитель секретов» и первый раз был официально закреплен Петром I в Регламенте 1724 года.
Раньше секретари пользовались сравнительно высоким положением, и должность эта считалась достаточно престижной и респектабельной. Ныне наметилось падение престижа и положения секретаря. Роль секретаря во многих фирмах рассматривают как помощь шефу — от написания писем до приобретения цветов его супруге.
Правда, есть иная крайность. На должности секретаря большинство руководителей хотят видеть высокообразованного человека, но одновременно вынуждают заниматься его работой, для выполнения которой не нужны ни особенные знания, ни особенные способности.
И очередной момент: в настоящее время едва ли каждая административная должность именуется «секретарь», хотя функции у административных сотрудников возможны самые разнообразные, как, конечно, и заработная плата.
Так кто же он, секретарь? Все определяется характером порученной ему деятельности. Это может быть машинистка, офис-менеджер, секретарь-референт, секретарь, помощник, инспектор по дело производству, техник-организатор делопроизводства и т.д.
В Квалификационном справочнике должностей рабочих и служащих приведена общая характеристика должностей для соотнесения их с соответствующими задачами или квалификационными способностями, которыми работник должен обладать. Благодаря этому при создании должностной инструкции секретаря нужно определить не только наименование должности и систему подчинения, но и круг его обязанностей.
Не обращая внимания на отличие в практичных обязанностях секретаря в государственном учреждении и в коммерческой организации, должностные обязанности секретаря обычные.
В круг обязанностей секретаря входит:
— обработка корреспонденции,
— работа на телефоне,
— организация встреч и командировок начальника,
— встреча посетителей,
— подготовка заседаний,
— работа с исполнителями,
— регистрация, контроль, своевременное хранение документов,
— систематизация и формирование дел, подготовка их для сдачи в архив.
Аналогичным образом, практичные обязанности секретаря можно поделить на 2 блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.
К документационному обеспечению управления относятся: документирование деятельности аппарата управления, обработка корреспонденции, регистрация, контроль и систематизация документов, подготовка документов к передаче на архивное хранение.
К обязанностям по бездокументационному обслуживанию можно отнести: ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, пакет документов на компьютере, ведение информационно-поисковой и справочной работы, телефонное обслуживание, организацию приема посетителей, подготовку переговоров и заседаний, подготовку командировок начальника и планирование рабочего дня.
Словом, секретаря, наверное, можно отнести к категории технических исполнителей.
Иное дело — офис-менеджер . Здесь уже нужны знания в области документоведения и документационного оснащения управления.
Должность «офис-менеджер» возникла практически недавно, лет десять-двенадцать назад. В условиях рыночных отношений начальник стремится к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, говоря иначе, к совмещению нескольких должностей. Благодаря этому ему необходим не просто технический мастер для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а мастер, который бы занимался кадровой и управленческой работой. Исходя из этого и зарплата у подобного специалиста должна быть больше.
Словом, обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и отделке информационной части документов. Офис-менеджер участвует в определении миссии организации, разрабатывает и думает вопросы стратегического развития. 6 обязанности офис-менеджера входит:
— установление рынков сбыта и будущих клиентов;
— совершенствование качества предоставляемых услуг;
— координация и контроль договорной деятельности.
В зависимости от особенности деятельности организации на офис-менеджера могут возлагаться и обязанности по определению потенциальных источников оснащения фирмы нужными кадрами, осуществлению представительских функций. Он также организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды деятельности организации:
— участвует в подготовке, оформлении и издании организационно-распорядительных документов;
— разрабатывает организационную структуру, программы развития персонала, перспективные и текущие планы внедрения IT;
— участвует в создании бизнес-планов;
— организует и проводит заседания, беседы, презентации, рекламные кампании;
— выполняет функции выбора, оценки, учета, стимулирования, увеличения квалификации персонала.
В зависимости от масштаба деятельности организации офис-менеджер исполняет функции управления персоналом и остальные обязанности, полностью или частично. Если частично, то в организации делаются специальные подразделения: отдел кадров, служба по связям со средствами массовой информации, отдел договоров и претензионной работы, служба информационной защиты и др.
Офис-менеджер как правило выполняет обязанности заведующего канцелярией или общего отдела. В данном случае он:
— управляет работой служб документации, документационного и информационного оснащения деятельности организации (учет, контроль выполнения, поиск, справочная работа, экспертиза ценности документов, их своевременное и архивное хранение, аналитическая работа с информацией для принятия решений);
— организует внедрение автоматизированных систем обработки данных, учавствует в планировании и актуализации баз и банковских учреждений данных; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотоков;
— изучает, обобщает и реализует в деятельности организации передовой отечественный и заграничный опыт по вопросам организации процессов управления, документационного оснащения и управления персоналом;
— разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам информационного и документационного оснащения; организует и контролирует работу по защите информации;
— обеспечивает, вместе с прочими руководителями подразделений, приобретение, эксплуатационный ввод, эффективное функционирование и сохранность оргтехники и средств вычислительной техники.
Квалификационные характеристики, предъявляемые к офис-менеджеру, аналогичным образом, больше, чем у секретаря начальника. Офис-менеджер обязан знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую, коммерческую, информационную и документационную Деятельность организации, работу с персоналом;
— рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; основы маркетинга, теорию менеджмента, макро- и микро-экономики, делового администрирования, теорию и практику работы с персоналом, формы и методы ведения маркетинговых кампаний и работы с общественностью;
— порядок разработки коммерческих условий, соглашений, договоров, контрактов, основы бухучета;
— основы социологии, психологии и мотивации труда, этику делового общения, основы делопроизводства;
— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного оснащения управления: методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем обработки данных управления;
— основы программирования, методы проектирования и актуализации баз и банковских учреждений данных;
— основы научной организации управленческого труда и организационного проектирования; основы охраны труда и эргономики.
Столь высокие требования, которые предъявляют к офис-менеджеру, обусловливают то обстоятельство, что на эту должность в большинстве случаев принимаются лица, имеющие профессиональное наибольшее образований и рабочий стаж в должности документоведа первой категории как минимум несколько лет.
Голосование:
чем отличается офис-менеджер от секретаря-референта?
Вы можете добавить тему в перечень избранных и подписаться на уведомления по почте.
У нас прежде были 2 девочки на перечисленных должностях и по-существу делали они одну и ту же работу (между ними были поделены обязанности секретаря и они подменяли друг друга во время отпусков и т.д.) но лишь у одной из них должность называлась модно: "офис менеджер"
Может я неверно их воссоединила, и не стоит одной гребенкой.
Вы как считаете?
1.1. Офис-менеджер относится к категории профессиональных мастеров.
1.2. Офис-менеджер назначается на пост и избавляется от нее приказом гендиректора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется конкретно гендиректору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются шофер, посыльный и уборщица.
1.5. На определенный период времени отсутствия офис-менеджера его обязанности и права переходят к иному должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На пост офис-менеджера назначается лицо, соответствующее таким требованиям: образование — высшее, неполное высшее или усредненное особое, стаж подобной работы от года, знание техники для офиса (факс, копир, сканер, принтер), программ Микрософт Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в собственной деятельности:
— законами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер делает следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на звонки по телефону, фиксирует и передает служебную информацию гендиректору и служащим компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению гендиректора делает копировально-множительные работы.
2.4. По поручению гендиректора готовит проекты писем, запросов и прочих документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению гендиректора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит заседания и совещания, проводимые гендиректором (материально-техническое обеспечение, извещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки служащих: заказывает авиа- и ЖД билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходниками и другими товарно-материальными ценностями, нужными для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Выполняет контроль за подобающим состоянием оборудования офиса, коммуникаций; при обнаружении неисправностей офисной оргтехники и другого оборудования вызывает профессиональных мастеров для выполнения строительных работ и других видов техобслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика применения автомобильного транспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, также и конфиденциальную, в объеме, необходимом с целью решения установленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках собственной компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию собственной работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образовывающихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в границах собственной компетенции.
3.6. Использовать призы и налагать взымания на служащих, присутствующих у офис-менеджера в подчинении, после согласования с гендиректором.
4. Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или опоздалое, халатное выполнение собственных должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих руководств, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и безопасности против пожара.
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на пост и избавляется от нее приказом гендиректора компании.
1.3. Секретарь подчиняется конкретно гендиректору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На определенный период времени отсутствия секретаря его обязанности и права переходят к иному должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На пост секретаря назначается лицо, соответствующее таким требованиям: образование — высшее, неполное высшее или усредненное особое, стаж подобной работы от полугода, знание техники для офиса (факс, копир, сканер, принтер), программ Микрософт Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в собственной деятельности:
— законами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь делает следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение начальника корреспонденцию, сообщает ее в согласии с принятым решением в структурные подразделения или определенным исполнителем для применения во время работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и свои заявления на подпись начальника.
2.4. Отвечает на звонки по телефону, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров начальника.
2.5. По поручению начальника составляет письма, запросы, прочие документы.
2.6. Делает подготовительную работу совещаний и заседаний, проводимых руководителем (сбор требуемых материалов, извещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний.
2.7. Выполняет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а еще за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает место для работы начальника достаточными средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, помогающие производительной работе начальника.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.
2.10. Создает дела в согласии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в срок сдает в архив.
2.11. Организует командировки начальника: заказывает авиа- и ЖД билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Делает отдельные служебные поручения собственного непосредственного начальника.
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, также и конфиденциальную, в объеме, необходимом с целью решения установленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию собственной работы и работы компании.
3.3. Запрашивать персонально или по поручению начальника от подразделений предприятия и других профессиональных мастеров информацию и документы, нужные для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образовывающихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в границах собственной компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или опоздалое, халатное выполнение собственных должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих руководств, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и безопасности против пожара.
говоря иначе секретарь — это собственный помощник начальника, а офис-менеджер — всех других. Ну как-то так
Женская логика:во-первых, не брала, второе, уже положила на место.
Правила этике: как должно выглядеть лицо секретаря вашей фирмы?
Профессиональный секретарь. Часть 1.
КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ Требования К СЕКРЕТАРЮ
Уро-вень
Должность
Главные функции
Степень самостоятель-ности
Квалификации-онные требования, образование
1.
Секретарь-машинистка
Печатание документов под диктовку; ведение документации; ответы на звонки по телефону; отправка и получение корреспонденции
Действует по указанию начальника, почти не принимая самостоятельных решений
Делопроизводство, ПК, оргтехника, машинопись (рус.). Учебно-производст-венные комбинаты, курсы секретарей.
2.
Секретарь
Просмотр почты, отбор нужной коррес-понденции, ответы на типовые запросы, персональный подход к телефонным звонкам, контроль выполнения заданий
Принимает отдельные самостоятельные решения по типовым ситуациям.
Делопроизводство, ПК, оргтехника, машинопись (рус./лат.). Курсы секретарей
3.
Секретарь-референт
Самостоятельное составление писем, контроль выполнения документов и заданий, составление графика рабо-чего дня начальника, обзор и подготовка информации для шефа, подготовка и обеспечение переговоров
Принимает самостоятельные решения в рамках собственной компетенции
Делопроизводство, ПК, оргтех-ника, скоростная Маши-нопись (рус./лат.), заморский язык, общительность. Специальные секретарские школы, учебные центры, колледжи.
4.
Референт
Обработка и распределение корреспонденции, реферирование информации, подготовка отчетов и статей для шефа, участие в переговорах
Проявляет серьезную инициативу, предлагает решения руководителю
Делопроизводство, ПК, оргтехника, скоростная маши-нопись (рус./лат.), общительность. Высшее образование, специальные секретарские школы, учебные центры
5.
Помощник начальника, офис-менеджер, начальник секретариата
Обеспечение деятельности офиса, решение административных вопросов, внедрение новых форм организации работы, участие в создании стратегии фирмы. Представительские полномочия. Выбор, руководство и обучение подчиненного персонала
Сам решает серьезные вопросы, участвует в управлении фирмой в рамках делегирования полномочий шефом
Делопроизводство, ПК, оргтехника, скоростная маши-нопись (рус./лат.), заморский язык, общительность. Высшее образование, специальные секретарские школы, учебные центры.
Подготовка по профилю фирмы.
Трофимова Анастасия:офис менеджер
А квалиф. справочники не имеют "офис-менеджера", правильно?
1. Общая характеристика профессии
В зависимости от осуществляемых обязанностей – главный администратор офиса, референт, помощник начальника.
2. Должностные обязанности
В ключевые обязанности офис-менеджера входит планирование и координирование деятельности офисных служб, обеспечение выполнения корпоративных правил и норм, планирование и ввод в действие методов, которые обеспечивают эффектный рабочий процесс, анализ и оценка функционирования систем административной поддержки, методики работы, проведение нужных закупок материалов офисной работы, а еще оборудования офиса и контроль за их получением и доставкой, проведение специализированных исследований для определения сравнительной стоимости применения разного оборудования офиса, выдача нужных заявок на приобретение, а еще заключение договоров на работы по обслуживанию оборудования офиса, управление обслуживанием и перепланировкой офиса, а еще организацией мест для работы на работе, выполнение обыкновенных управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль. Часто в полномочия офис-менеджера кроме кадрового делопроизводства и организационной работы входит распределение времени работы служащих.
3. Квалификационные требования
Высшее, среднеспециальное образование.
3 главные функции помощника руководителя — Валерий Ходорцов
А квалиф. справочники не имеют "офис-менеджера", правильно?
и откуда тогда функционал офис-менеджера?
с остальным более ли менее ясно — можно в справочники глянуть.
Офис — менеджер
Щур Д.Л., Труханович Л.В.
Размещено в номере: Кадры предприятия №3 / 2002
Сфера работы
Офис-менеджер – это руководящая должность. Очень часто офис-менеджером именуют секретаря или администратора офиса. Навряд ли это обдуманно, так как и секретарь, и администратор лишены (или практически лишены) властных полномочий.
Отметим, что все должности, содержащие в собственном наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, управляющий, директор) так или по другому предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
В Российской Федерации возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера поясняется кроме разных свойств нашего менталитета (известно всем, что во времена СССР аналогом этой должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» собственного начальника – чем «выше» был начальник, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но потому как эта должность пришла к нам из-за границы, то, если судить по «тамошним» направлениям, такая практика уже «отмирает».
Итак, офис-менеджер – один из руководящих сотрудников предприятия, который подчиняется конкретно директору. Его главной задачей считается организация и обеспечение работы офиса.
Под офисом в таком случае понимается обособленная важная часть предприятия, выполняющая административные функции, которая предназначена для расположения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимное действие с клиентами. Отсюда, в список обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и предоставляют выполнение названных выше функций.
Условно их можно поделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности предполагают:
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
разработку и внедрение на работе корпоративной культуры в согласии с принятой на предприятии в общем;
разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными задачами понимаются организация делопроизводства на работе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «разделение» офиса и т.д.
3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки техники для офиса, деталей, расходников и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техобслуживание, обеспечением взаимного действия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные обязанности. Тут имеется в виду проведение инвентаризаций и ревизий материальных
ценностей, оценка персонала, организация внутренней отчетности и исполнение других мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они в себя включают организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
Как видно из указанных обязанностей, офис-менеджер – сотрудник, от которого зависит если не половина, то довольно большая часть хорошего функционирования офиса. Это «главная» должность, вот почему и требования к ней – очень высокие (см. «Свои характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).
Нужно сказать, что все перечисленное выше относится прежде всего к «безупречному» офис-менеджеру и отличительно для достаточно больших компаний.
В маленьких фирмах, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, если сравнивать с перечисленными, полномочиями, а со второй – дополнительными, не очень свойственными им задачами, как то: непосредственное ведение делопроизводства (также кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (к примеру, например, как поиск нужных профессиональных мастеров для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первой бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На предприятиях торговли офис-менеджеру очень часто вменяется общение с клиентами и координация продаж.
Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности этой должности и не очень верного использования терминологии.
В настоящее время есть очень широкое количество различных курсов, дающих способности и знания, нужные для выполнения обязанностей офис-менеджера. Однако, как правило, на эту должность назначаются лица, имеющие незавершённое высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «отрастают» из администраторов офиса.
Перспектива же последующего роста в больших компаниях с заграничными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
Должностные обязанности
Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских фирмах, позволяет сказать, что этот сотрудник:
1. Организует структуру (разделение) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.
2. Подбирает на основе советов тех- нической службы предприятия и организует закупку техники для офиса (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и эксплуатационный ввод.
3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходников, а еще порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего собственный ресурс.
4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (выполняет руководство организацией мест для работы персонала офиса, организует проверку оборудования офиса на предмет определения готовности к работе, проверяет условия в плане санитарии работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, режим температур, пр.).
5. Организует применение в работе офисной оргтехники; выполняет контроль за подобающим состоянием оборудования офиса, офисных коммуникаций; обеспечивает связь с сервисными организациями по техобслуживанию техники для офиса (разрабатывает план действий персонала при обнаружении неисправностей офисной оргтехники и другого оборудования, по вызову профессиональных мастеров для выполнения строительных работ и других видов техобслуживания).
6. Организует обеспечение нужными для работы офиса товарно-материальными ценностями (проводит анализ и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходники и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходников; проводит анализ предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает расположение заказа у поставщиков; заключает договора).
7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.
8. Организует работу по ведению бюджета затрат на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных расходов.
9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходников и т.п.), нужных для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда сотрудникам офиса.
10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.
11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии с нормами делопроизводства); организует документооборот офиса.
12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в границах собственных полномочий деловую переписку.
13. Организует:
встречу, прием, регистрацию и нужное обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визиток, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, заседаний, заседаний, семинаров и прочих мероприятий.
14. Организует и проводит деловые беседы (думает деловые встречи, определяет линию бизнес переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, проводит анализ результаты бизнес встреч).
15. Управляет работниками офиса: делит обязанности между ними; доводит до сведения сотрудников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности сотрудников; разрабатывает качественные стандарты работы и оценочные критерии качества работы; проводит анализ рабочая эффективность; выполняет контроль за исполнением принятых решений.
16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).
17. Выполняет контроль за трудовой дисциплиной офисных сотрудников (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, проводит анализ причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
18. Назначает сотрудников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица иному.
19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности офисных сотрудников, выполняет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования офисных сотрудников.
21. Оказывает сотрудникам офиса помощь в разрешении появляющихся во время работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтов.
22. Координирует работу офиса по приготовлению к закрытию (приведение в порядок мест для работы, выключение оборудования офиса, в т.ч. освещения, активирование систем сигнализации с элементами охраны, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
23. Обеспечивает взаимное действие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
24. Организует вместе со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.
25. Управляет подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.
Требования
Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его разделения; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; области жизнедеятельности и видов ответственности офисных сотрудников; принципов организации обеспечения офиса; методов стратегического планирования; целей, вариантов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и параметров дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и защиты от пожаров; основ бухгалтерского учета и отчетности.
Стаж и опыт. От претендентов на пост офис-менеджера наибольшего уровня в больших компаниях, в основном, требуется навык работы не менее 3-х лет на руководящих должностях.
Средние и малые предприятия в большинстве случаев уменьшают эту «рейку» до 1 года, а то и вообще не просят опыта руководящей работы.
Свои характеристики. Возраст — в основном, от 25 лет и старше.
Кандидат на пост офис-менеджера должен быть эрудированным; владеть большой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.
Прочее. Отдельные предприятия хотят, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Образование
Высшее, предпочтительно — финансовое. Приветствуется увеличение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.
Правовые и соцгарантии
Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.
Ключевой правовой документ
Трудовой договор и должностная инструкция.
Зарплата
Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а еще тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в согласии со штатным расписанием предприятия. В наше время долгожданный минимум составляет 9000 руб. (около 300 $), а предлагаемый — 7500 руб. (около 250 $).
Чем отличается офис-менеджер от секретаря?
Офис-менеджер – работник компании, серьезный за текущую работу офиса. Эта должность считается управленческой. Работник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а порой и клиентами. На плечи менеджеров также выкладываются делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и другими расходниками, контроль над рабочим состоянием техники и разные секретарские обязанности. К категории последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация заседаний, встреча посетителей и т. д. В крупной компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за собственными отделами. Интерес на подобных профессиональных мастеров считается очень большим. Соискатели на данную вакансию должны владеть грамотной речью, способностями ведения делопроизводства, знанием ПК и большой скоростью печати, опытом административной работы.