admin
Хранение документов в архиве
Нормы, регламентирующие требования к хранению документов
Согласно ГОСТ 2.102-68 “ЕСКД. Виды И Комплектация КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ” отличают:
“ Оригиналы — документы, сделанные на разных материалах, предназначенные для производства по ним подлинников и заверенные разработчиком”.
“ Подлинники — документы, оформленные подлинными установленными автографами и сделанные на разных материалах, позволяющем неоднократное воссоздание с них копий.
Разрешается в качестве подлинника применять оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными автографами лиц, разработавших этот документ и ответственных за нормоконтроль.”
“ Дубликаты — копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, сделанные на разных материалах, позволяющем снятие с них копий”.
“ Копии — документы, сделанные способом, обеспечивающим идентичность их с подлинником (дубликатом), и предназначающиеся для конкретного применения при разрабатывании, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий.
Копиями считаются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма- дубликата”.
Более того, в этом ГОСТе после внесения изменений в 2006 году регламентированы понятия электронных оригиналов, подлинников, дубликатов и копий, а еще упоминается понятие электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Согласно ГОСТ 2.501-88 “ЕСКД. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ”:
“ Подлинники, принимаемые на хранение, обязаны быть годятся для неоднократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки “
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш личный гид в мире документов
Страницы
06 июня, 2018
Чем отличается подлинник от дубликата, а дубликат от копии
Перед нами несколько похожих документов…
Какой документ считается подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой?
Какой экземпляр необходимо сохранять в деле, а какой можно убрать?
Кто из делопроизводителей не сталкивался с подобной ситуацией?
Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа
Дубликат — вторичный экземпляр подлинника
Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
Чем отличается подлинник от дубликата
Дубликат предоставляется вместо подлинника, если подлинник испорчен или утерян. Другими словами он заменяет подлинник и имеет одинаковую с ним силу в юридическом плане.
Может выдаваться по требованиям физических и юрлиц. Чтобы отличить дубликат от подлинника, в верхнем правом углу дубликата документа ставится штамп «Дубликат».
Тогда подлинник, в случае его обнаружения, не имеет права применяться. Дубликаты оформляются на принятых в организации бланках документов и полностью воспроизводят юридические данные подлинника документа.
Чем отличается дубликат от копии
Копия документа, в отличии от дубликата, может оформляться не только на бланке, но и на обыкновенной бумаге. Она точно воспроизводит документ, однако не считается одним из его экземпляров.
Как отличить Монталь Montale подделку от оригинала.
Копия не имеет юридической силы, если не заверена в соответствии с правилами. Копия документа может быть сделана в электронной форме или на бумаге.
А если копия заверена
Заверенная копия, в отличии от обыкновенной, может владеть юридической силой. Отметка о заверении копии оформляется для доказательства соответствия копии документа подлиннику.
Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы посторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь во время получения от них разрешения.
Если копия документа дается в постороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была сделана копия — «Подлинник документа находится в (название организации) в деле…№ …за год» и заверяется печатью организации.
Итак, подведем итоги чем отличается дубликат от копии или заверенной копии:
В отличии от копии дубликат всегда один и предоставляется вместо оригинала.
Копий может быть несколько.
Дубликат имеет собственные юридические данные: надпись «Дубликат», номер, дату документа.
Копия воспроизводит все юридические данные оригинала.
Дубликат обладает той же юридической силой, что и подлинник. Другими словами может его заменить.
Заверенная копия обладает юридической силой, но намного в малой степени, чем оригинал документа.
Даже заверенная нотариально. Так как для совершения многих действий только заверенной копии недостаточно.
К примеру, провести регистрацию имущества на основании заверенной копии договора, а не оригинала документа, возможным не представляется.
В деле всегда хранится подлинник.
В случае его отсутствия дубликат.
Заверенная копия предоставляется по запросу либо по надобности. Простые копии применяются в работе внутри организации.
Они не нуждаются в сберагании.
Размышления на тему оригинала, подлинника и копии
- Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий специалист по управлению документацией компании «ЭОС», специалист ИСО, член Международного совета архивов
В таком случае терминологические споры не считаются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, к примеру, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установки того, сделаны ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило про то, что копию в общем случае можно снимать лишь с оригинала, однако не со второй копии, и т.п.
Есть ли разница между тезисами «оригинал» и «подлинник»?
Обозначение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:
. 20. настоящий документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, имеющиеся в самом документе или выявленные другим путем, подтверждают правдивость его происхождения.
21.
подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Вторичный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, которая создана в электронной форме.
В рамках работы, которая проводится по программе «Цифровая экономика РФ» (утв. комиссией по применению IT для увеличения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, например, предложение о том, чтобы включить обозначение понятия «оригинал» в право, отделив его от понятия «подлинник».
А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести отличие между «подлинником» и «оригиналом»:
Оригинал документа – первый экземпляр документа; экземпляр документа, который является исходным материалом для копирования.
Подлинник документа – документ официального происхождения в финальной редакции, удостоверенный должным образом; первый или единственный экземпляр документа.
Если провести частотный анализ употребления терминов «оригинал» и «подлинник» в российских нормативных нормативных актах (НПА) и судебных решениях, то раскроется, что данные термины присутствуют (по данным СПС «Консультант+» на январь 2019 года):
Подлинник
Что такое подлинник? Описание и обозначение понятия Понятие подлинника
Подлинник – это документ, создаваемый первый раз, оригинальный, который является источником.
Также подлинником официального документа в большинстве случаев считают первый, единичный экземпляр документа. Словарь синонимов также означает подлинник как «оригинал», понятно, от лат.
Originalis, что означает «первый».
Во многих словарях слово «оригинал» поясняется через слово «подлинник», настоящая рукопись, авторское творение.
Оригинал – это текст или изображение, уникальное, индивидуальное в собственном роде, которое предназначено для копирования или воспроизведения.
Все же, не обращая внимания на уникальность характеристики подлинников, очень часто можно повстречать «помноженные» оригиналы, или оригиналы в нескольких экземплярах. Довольно древние договора составлялись в нескольких экземплярах, причем все из них считались оригиналами, из-за того что договор составлялся между сторонами, имеющими равные обязанности и права.
Если из этого исходить понятно, что каждая сторона имеет право иметь точный, имеющий полную силу в юридическом плане экземпляр.
Сегодняшняя техника сделала передачу документов на расстояние простым, легким и быстрым.
Это стало основой возникновения называемых по другому «двукратных оригиналов». Во время телеграфных или радиопередач, если сами теле- или радиограммы не диктуются, появляются два документа: то, что было заблаговременно предъявлено для передачи и сама теле- или радиограмма.
Оба экземпляра будут считаться оригиналами и иметь аналогичный текст, однако по внешнему виду и перечню юридических данных будут считаться не одним и тем же документом, но всевозможными. Как принятая, так и переданная телефонограмма тоже имеют одинаковый написанный текст, впрочем отличны по внешности и автографам: секретарей, передавшего и принявшего телефонограмму в различных концах ее пути.
Среди подлинников принято выделять подлинные (от греч. Authentikos – озн. настоящий, из источника).
Аутентичный документ – это документ, который имеет доказательство аутентичности. Правдивость подобных документов обещают принятые мелочи, практически всегда это подписывание и проставление печатей.
Например, составленный на нескольких языках текст международного договора должен быть рассмотрен как одинаково настоящий и имеющий равную силу.
Беловики и черновики
Черновики и беловики – это разновидности подлинников документов. Беловик – это последняя редакция документа, которая переписана или перепечатана «набело»; беловой документ (написанный вручную или напечатанный), чей текст был переписан с чернового варианта с учетом дополнений и исправлений, однако без помарок.
Кроссовки New Balance 574 Оригинал vs копия. Объективно
Правовые мастера полагают подлинным только подписанный и заверенный ответственными людьми беловик. Среди служебных документов оригиналом в большинстве случаев считается беловик, выполненный на специальном бланке с подписью ответственного должностного лица, в большинстве случаев – с наличием мокрой печати.
Также подлинниками можно считать и черновики. ГОСТ определяет понятие черновика так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом».
В составе черновиков выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет являться подлинным. Первоначальную редакцию записанных электромагнитным способом документов можно при помощи дат.
Также среди подлинных документов отдельно выделяют автографы («автограф» означает «собственноручный») – это документы, которые были написаны или исправлены (например, после перепечатывания) рукой автора. Благодаря самым новым технологиям данный вариант не всегда помогает установить автора документа.
Marshall Major II Bluetooth | Копия vs Оригинал: Как отличить подделку
Впрочем с наличием приписок и исправлений от руки это становится намного более потенциальным.
Подлинники изобразительных и звуковых документов имеют собственные признаки неповторимости.
Так, к примеру, неповторимым чертежом будет считаться первый эскиз. Причем тут большое значение станет иметь наличие формальных заверений – печати или подписи, что составляет подлинность этого документа.
Фотодокумент считается неповторимым, если есть доказательство плохим качеством, звуковая документация подтверждается начальной звукозаписью, матрицей грамзаписи, лентой электрической или магнитной записи.
Если понадобится в размножении документов появляются копии, которые бывают представлены в довольно большом количестве.
Копии и их виды Копия – это еще одно отображение или воссоздание подлинника. Само понятие копии неразделимо связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде.
Стандарт на термины и определения понятие «копия» раскрыто так: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его наружные признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.
С самого начала при потребности размножения экземпляров документов их просто переписывали, и потому стали именовать перечнями.
Например, перечень каких-нибудь летописей. При эволюции документирования и технологичном прогрессе понятие копии существенно расширилось и уточнилось.
Вначале разделим их на те, которые появляются совместно с оригиналом и те, которые появляются позднее.
Во время работы с печатной машинкой люди получали тут же оригинал и копию документа. Литература времен СССР по делопроизводству приводит термин «отпуск».
Отпуск – это копия документа, которая оставалась в организации при отправлении оригинала. Очень часто такой вид копии производился автоматично при перепечатывании с черновика на печатной машинке, и практически равнялся вторым, третьим и т.д. машинописными экземплярами.
Первый, в основном, печатали на бланке, сразу ставили подпись и, по надобности, печать. Потом он проходил регистрацию – и, по существу, становился подлинником.
Другие стали копиями, называемыми «отпуск». Сегодня данный термин практически не применяется.
Во время составления документа на компьютере и выведения его на бумажные носители каждый его экземпляр будет считаться подлинником, и смотреться они будут одинаково.
В подобных вариантах выделить из них оригинал можно лишь путем подписывания и регистрации, другие будут копиями. Если организация использует бланки, выполняющиеся типографическим способом, то при выводе на бумагу первого экземпляра он будет на бланке и с подписью, а прочие выведут на бумагу и оставят в качестве копий.
Также копию можно создать с части документа. Это называют выписка.
В наиболее частых случаях выписки делают из трудных, объемных документов (решения и протоколы совещаний коллегиальных органов, приказы).
Выписку делают лишь из той части документа, имеющей прямое отношение к запросившей ее организации или физическому лицу.
Выписка должна быть заверена должностным лицом (начальником канцелярии, секретарем и т.д.) путем подписывания, а если понадобится и печатью. Существует два главных способа получения копии: ручные и автоматизированные (факсимильные).
Ручные копии являются результатом переписывания с оригинала от руки или машинным способом. Факсимильными копиями (от факсимиле – это точное воссоздание разным способом рукописи, чьей-то подписи, документа) являются полученные при помощи фотографирования или копировально-множительной техники.
Напоминаем: факсимиле – это наименование клише, печатки, которая воспроизводит собственноручную подпись. Говоря иначе – практически копия одного из юридических данных.
Очень часто подписи начальника.
Способы получения копий
Документацию можно копировать всеми популярными техническими средствами, благодаря которым можн
о получить одинаковые оригиналам копии (которые будут факсимильными): фото-, светокопии, репродукции документов очень разного рода. Размножить документы можно применяя технические средства для оттисков, которые воспроизводят содержание документов.
Размножая документ, мы не всегда получаем точную копию. А в процессе копирования оригинал и копия обязаны быть полностью похожи.
В ручном копировании гарантия идентичности чуть меньше. Отдельно необходимо отметить микрофотокопии – это копии документа в уменьшенном виде.
Очень часто данный вариант копирования используется в случаях, когда необходимо сделать копии с документов в значительных объемах. Как правило чтобы это сделать применяют специализированную микрофотопленку или микрофиши и используют в создании больших архивов.
Кроме копий, которые были сняты с оригинала, есть разновидность с названием «кратные копии».
Кратные копии снимают с копий.
Также копии выделяются способом удостоверения. Аналогичным образом, есть авторизированная, заверенная, нотариальная и незаверенная копия.
Авторизированной именуют копию, которую удостоверил автор.
Заверенная копия – это копия с поставленными на ней юридическими данными, которые придают ей силу в юридическом плане.
С самого начала порядок выдачи копий был регламентирован Постановлением ЦИК и СНК СССР выпущенный 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся собственных прав и интересов граждан». Согласно с этим Постановлением, всем организациям и учреждениям было разрешено выдавать копии с документов, эмитированных этим же учреждениям, по запросу заинтересованных лиц.
Для этого у любой организации должны были быть специализированные бланки, обозначающие причастность организации к документам, с необходимым заверением печатью.
Регистрировать копию с документов, которые касались собственных прав и интересов гражданина, могла только государственная контора или нотариальный стол.
Указ Президиума Верховного Совета от 4 августа 1983 внес дополнения в данный порядок выдачи копий. Этим указом были подтверждены правила выдачи копий документов, которые были созданы организациями, учреждениями и фирмами, впрочем также указ восполнил их следующим отрывком: «предприятия, заведения и организации в основном выдают копии имеющихся у них документов, исходящих от прочих фирм, учреждений и организаций, от них получить конкретно копии данных документов трудно или нереально.
В вариантах, когда документы были исполнены на бланках, в процессе изготовления копии воссоздаются юридические данные бланков». Постановления 1937 и 1983 годов установили, что преданность копий документа подтверждается подписью начальников или уполномоченных на то чиновниковов и печатью.
Отдельно требуется обозначить условие указывать на копии кроме даты выдачи еще и пометку, в которой указывалось, что подлинник данного документа находится на данном предприятии. Нельзя говорить копию с документов, в которых с самого начала текст был напечатан неясно, или который имел бы подчистки, приписки или исправления.
ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов” изложили требования к юридическим данным, в особенности к отметке о заверении копий. “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Правильно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Разрешается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.
К примеру: Правильно: Секретарь: собственная подпись Д.Л. Попова
Удостоверение копий
Копии тех видов документов, которые могут быть предъявлены иным фирмам и затрагивают собственных прав и интересов гражданина (о стаже работы, рождении ребенка, заключении и расторжении брака, получении или передачи наследства и т.д.) могут быть заверены только в нотариате. Нотариат (англ.
System of notary public offices) – данная система органов, которая совершает действия, которые направлены на юридическое доказательство прав граждан и предотвращение предпологаемого их нарушения в дальнейшем. Законодательство России в отношении нотариата постановило, что указанные выше действия юридической направленности делает собственно установленное важное лицо – нотариус.
Должность нотариуса может быть занята только человеком, имеющим высшее юридическое образование.
Копии, которые были заверены нотариусом, именуют нотариальными, потому как их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом.
Копии, которые были заверены в порядке, который был поставлен законом, обладают аналогичный юридической силой, как и оригиналы.
Незаверенные копии – это копии документов, которые не имеют доказательства собственного соответствия оригиналу.
Дубликат считается особенной формой копии.
Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или дальнейший экземпляр любого документа, который имеет, в отличии по сравнению с другими видами копии, аналогичную силу в юридическом плане, как и подлинник.
В ходе управленческой практики дубликат создается лишь тогда, когда в ходе осуществления сделки необычный документ может оставить у себя только какая-то одна сторона. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов.
Также дубликат предоставляется в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, свидетельство и т.д.). Сверху документа делают надпись «Дубликат».
В основном, дубликат выдаёт то учреждение, в котором создали оригинал документа.
Также существует подобное понятие, как архивная копия. С ней нередко имеют дело те, кому приходится рыться в архивах организаций, чтобы доказать информацию о прошлом месте работы и трудовом стаже.
Архивная копия – это официальный документ, имеющийся в архиве, который воспроизводит изображение или текст архивных документов, но с добавочным указыванием его местонахождения: наименование архивов, номер фондов, описи, листа, дела. В некоторых случаях, когда необходим не весь документ, а какая-нибудь его часть, на руки гражданину предоставляется архивная выписка.
Архивная выписка – это копия части содержания архивных документов, которую оформляют в согласии с установленным порядком.
Подлинники и копии электронных документов
На текущий момент четкого определения понятия «электронный документ» не дано. ГОСТ Р 5141-98 “Делопроизв
одство и архивное дело.
Термины и определения” есть лишь понятие ” определяет его как “документ на машинном носителе” – “Документ, созданный с применением носителей и вариантов записи, которые обеспечивают обработку его информации электронно-счётной машиной”. Методические указания по внедрению и использованию ГОСТ 6.10.4-84 “УСД.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Ключевые положения” РД 50-613-86 гласят, что что “к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфорированные ленты, перфокарты)”.
В законе от 10.01.2002 N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” дается более полное обозначение. Тут электронный документ – это документ, который содержит информацию, записанную в электронно-цифровой форме.
Понятиям “подлинники”, “дубликаты”, “копии документов на машинном носителе” посвящен специализированный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники”.
В нем есть информация про то, что оригиналом документа на электронном носителе считается первая по учету времени запись документа на любом из электронных носителей при условиях, что она содержит запись о собственной аутентичности. В белорусском законе «Об электронном документе» отмечено, что “В подлинном виде электронный документ есть только на машинном носителе.
Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и одинаковые друг дружке, являются оригиналами”. Похожие трактовки есть и в постановлениях других государств.
К примеру, в Малайзии приняли закон «О цифровой подписи». В нем говорится, что оригиналом считается любой документ на электронном носителе, содержащий электронную подпись, и его копия, если его автор не выскажет желания о том, чтобы оригинал документа был неподражаемым, другими словами был в одном экземпляре.
Копия документа, содержащаяся на электронном носителе, по ГОСТ 6.10.4-84 считается документом, переписанным с оригинала или дубликата документа на электронном носителе информации, аутентичном по содержанию и содержащим указание про то, что это копия. Дубликатами документа на электронных носителях считаются все подлинные по содержанию, но созданные позднее по времени записи документа.
Любая из них должна содержать соответствующую пометку про то, что это дубликат. Становится ясно, что как такового понятия подлинника и копии электронных документов еще целиком не сформировали.
Также необходимо выделить, что с понятием оригинала или подлинника документа тесно связано понятие фальсификации документов.
Неповторимые документы запечатлевают объективную реальность, то, как происходили события в действительности.
Степень необычности или аутентичности документа – это обозначение того, что было с самого начала и тех сведений, которые содержатся в документе. Подлинников документов много, и иногда среди них можно повстречать фальсифицированные, которые были созданы с целью извратить реальность, сфальсифицировать факты в эгоистичных целях.
JBL Xtreme подделка и оригинал — как отличить? Отличия оригинала Xtreme от подделки
Понятие фальсификации начало быть важным с той поры, как документы начали применять в целях подтверждения. Иногда достаточно фальшивых расписок, хотя очень часто уделяют внимание целым документам.
Вот несколько вариантов фальшивки:
- Обман – когда один документ заменяют иным.
- Интерполяция – когда в текст оригинала вставляют фальшивую часть.
- Подделка – отдельные слова, подписи, даты.
Мы кратко рассмотрели, что такое подлинник: понятие подлинника, беловики и черновики, копии и их виды, способы получения копий, удостоверение копий, подлинники и копии электронных документов. Оставляйте собственные комментарии или дополнения к материалу