Как правильно заверять документы

Арбитражный суд Республики Бурятия

Процесс

Отделение – НБ Республика Бурятия

Приобретатель

УФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия)

Чековый счет

ОКТМО

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме правильным образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов значит, что в деле отсутствуют подобающие доказательства.

Отсутствие в деле правильным образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.
Эта позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.
Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система показателей по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Как заверить нотариально документы по электронной сделке.

Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа считается копия, на которой в согласии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования фирмами, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (дальше — Указ) лояльность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (не считая случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка про то, что настоящий документ находится в этом предприятии, учреждении, организации.
Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.
В согласии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «правильно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Всё об оформлении доверенности

ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Правильно»;
дальше указывается должность лица, заверившего копию;
проставляется его своя подпись;
делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
указывается дата заверения;
проставляется печать.

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.

Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо брать во внимание, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение про то, что позволяется копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проходит или не проходит по усмотрению организации.
В этом случае имеется в виду, что организация на собственное усмотрение определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для закрепления автографов руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что лучше показать в приказе или положении о документообороте организации.
«Правильным образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в согласии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.
К «правильным образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст.

75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), и еще должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст.

94 НК РФ).
Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в этом же порядке, что и документы организации.
Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Правила заверения документов

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть сделано следующими работниками клиента — юридические лица (по выбору клиента):

Руководителем юридические лица
Полномочия руководителя юридические лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о частных клиентах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридические лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
Главным бухгалтером
Клиентом — юридическим лицом дается копия приказа о назначении главного бухгалтера с указыванием наименования юридические лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридические лица или самим главным бухгалтером.
Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
Клиентом — юридическим лицом дается копия приказа о назначении работника отдела кадров с указыванием наименования юридические лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридические лица или самим работником отдела кадров.
Иным работником юридические лица.
Клиентом — юридическим лицом дается:
копия приказа о назначении данного работника с указыванием наименования юридические лица, должности и Ф.И.О. данного работника
копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридические лица.

Копия приказа может быть заверена руководителем юридические лица или самим работником.

Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
Данным лицом дается оригинал доверенности от имени юридические лица (с подписью руководителя юридические лица и печатью данного юридические лица), в которой:
есть полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридические лица, ИЛИ /И
есть полномочие исполнять действия от имени руководителя юридические лица или исполнять все юридически важные действия от имени юридические лица.

Оригинал доверенности предъявляют в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.
Требования к печати индивидуального предпринимателя:
Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии аналогичных данных в печати, она считается не действительной.
Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не отвечает требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для частных клиентов

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

проставляется надпись «Правильно» или «Копия верна»
должность лица, заверившего копию,
своя подпись лица, заверившего копию,
расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
дата заверения,
печать организации/ИП.
в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Правильно/Копия верна
Генеральный директор Своя подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен составлять более:

копия паспорта — 3-х дней
копии иных документов — 1 месяца

Как заверять документы "копия верна": образец. Правила заверения копий документов

Кажется, скопировать документ и поставить на него подходящий штамп — это так просто. Что может быть сложного?

Оказывается, и на это есть свои личные правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ждать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна».

Для чего это нужно?

Представим, что вы готовитесь брать банковскую ссуду в структуре банка. Практически в любом случае эта организация от вас попросит предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы быть увереным в вашей платежеспособности.
Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам придется нотариально заверенная копия паспорта.
Подобным образом, и в первом, и в ином варианте вам будут необходимы правильным образом оформленные копии документов. Ситуаций подобного рода в пример можно привести очень много.

Одно, что их соединяет – бумаги должны быть заверены в согласии с правилами канцелярии.
Обычная копия с документа – это обыкновенная бумажка. Если же она заверена правильным образом, то сразу приобретает силу в юридическом проекте.

Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи.

Как заверить копию документа

Последних может быть сколько угодно.
При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.
Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его иногда тяжело, в отличие от копий.
Если случилось, что оригинал утерян, однако есть заверенная копия, то дозволительно еще раз сделать то же самое заверительное действие собственно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести по-новому, например, на предприятии утерян указ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.
На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно заметить по-разному. Если например это классический повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, если из этого исходить, возрастает в несколько раз.

В письменном виде

Штамп «копия верна» оставляет оттиск формы квадрата с соответствующей надписью. Во многих случаях штампы содержат в себе какие-то рукописные записи, их использование позволяет значительно сделать быстрее делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.
Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «правильно», «копия верна». Они могут быть классические, с датой и с подписью.
В организации может быть сколь угодно аналогичных штампов, кол-во не ограничено. При этом оттиск этой печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

По закону

Поскольку касается дело официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.
В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», тем не менее, будет ли он отвечать последним новинкам… Попробуем разобраться подробнее.

Памятка по подготовке и передаче документов в архив

В настоящий момент правила заверения копий регулируются рядом показателей и прочих правовых актов:

ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Правильно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Распространяться будет на все местные акты предприятия (договора, уставы, положения, инструкции, регламенты и др.), и еще на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно показать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
Основы законодательства РФ о нотариате. О том, какой порядок господствует в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим дальше.
Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по требованиям частных клиентов.
Рекомендации методические по разработке руководств по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Основные правила

Текст копии должен быть понятным.
Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
Показать фамилию и инициалы заверяющего.
Штамп должен немного «възжать» на подпись и текст.
Отметку о заверении делать на любой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
Заверять должно уполномоченное лицо.
Проставление метки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, городские органы, МСУ).

При воплощении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.
Следует рассмотреть на примере, как правильно оформить "копия верна", подпись и печать:
Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)
Генеральный директор Подпись А. А. Иванов

Кто может заверять

В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или остальные уполномоченные госслужащие.
Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.
Не во всех организациях довольно часто копии документов, а именно трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.
Тема «как правильно заверить копию трудовые книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.
Если законом рассчитано понудительное нотариальное заверение, то, если из этого исходить, сделать это вправе только данное лицо.
При этом нотариус говорит только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать правильность самого текста, полномочий подписавших лиц и др.

Паспорт, трудовая книжка

Эти документы являются одними из очень основных в жизни любого гражданина, за счёт этого мы будем рассматривать правила их заверения отдельно.
К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам понадобиться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для операции и др.
Во многих случаях делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, во многих случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить необходимо любую из страниц, либо пошить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату.

А поскольку копия с паспорта делается во многих случаях нотариусом, он знает эти все нюансы.
Как правильно заверить копию трудовые книжки, наверное, лучше всех знают профессионалы отдела кадров, поскольку практически каждый день встречаются с этим.
Итак, данный документ можно скопировать полностью или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр. Штамп «копия верна» или «правильно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает до сегодня. Копия верна.

Руководитель ОК. Подпись. Расшифровка.

Дата». Ставится также печать работодателя, если она есть.

Если страниц много…

Ясно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много?

При этом отчетливый образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации довольно сложно. Можно подчеркнуть 2 варианта действий:

на любой странице следует устанавливать надпись о верности копии полностью;
пошить документ скобой или нитками, занумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», с другой стороны завершающего листа в точке соединения подчеркнуть: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица. Этот способ наиболее соответствующий, когда страниц в действительности много.

У нотариуса

Как выше было сказано, нотариус – собственно уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.

Наверное, многих тревожит цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.
Так, прежде всего стоимость зависит от варианта документа, региона и других факторов.
Например, заверение копии паспорта меняется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб.
Если закон не заставляет вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не считается обязательной.
В общем процесс заверения документов «копия верна» сравнительно непродолжительный, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное — не нужно забывать взять с собой оригинал!

Для суда

Если идет речь об институте Богини правосудия, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Значит, оценку каждому вашему действию теперь даёт суд, и представляемые документы должны быть идеальны.

При подаче искового заявления или иного документа во многих случаях прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.
Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются классические граждане. В данном случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.
Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, за счёт этого проблем с заверением обычно не возникает.
Но лучше в любом случае заблаговременно побеспокоится про качество копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. дальше возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.
Убеждены, что данная информация, и еще свежие новости в законе и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же появляются трудности, можете всегда обратиться к профессионалам своего дела.